Gestion & suivi administratif de votre organisme de formation
Votre organisme est en activité, mais entre les formations, les documents à jour, le BPF et les obligations à ne pas oublier, l'administratif prend une place que vous préféreriez consacrer à votre cœur de métier ?
Admin by Cha vous accompagne dans le suivi administratif de votre activité de formation, ponctuellement ou dans la durée, selon vos besoins.
Pourquoi ne pas laisser l'administratif s'accumuler
La gestion d'un organisme de formation ne s'arrête pas une fois les démarches de création réalisées, ni même après l'obtention de Qualiopi. Documents à mettre à jour, feuilles d'émargement à classer, BPF à préparer chaque année, audits de surveillance à anticiper : ces tâches, sans un suivi régulier, finissent par s'accumuler et créer du stress au moment où elles deviennent urgentes.
L'objectif de cet accompagnement est de maintenir une organisation à jour et opérationnelle, sans que vous ayez à y consacrer un temps que vous préférez donner à vos formations et à vos apprenants.
Ce que comprend l'accompagnement
Selon votre situation et vos besoins, je vous accompagne notamment sur :
la mise à jour et le suivi des éléments nécessaires à votre activité (documents, échéances, obligations) ;
la création et l'actualisation de vos conventions et contrats de formation ;
la gestion de vos feuilles d'émargement et documents de suivi pédagogique ;
l'organisation et le classement de vos éléments de preuve, pour les avoir toujours accessibles ;
la préparation de votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ;
la préparation de vos audits de surveillance Qualiopi ;
le suivi administratif de vos formations au fil de l'eau.
Les documents nécessaires à votre suivi (conventions, contrats, supports de classement) sont créés, mis à jour ou réorganisés dans le cadre de cet accompagnement.
Un accompagnement ponctuel ou régulier, selon vos besoins
Cet accompagnement peut prendre deux formes :
Ponctuel : un besoin précis à un moment donné (préparation du BPF, mise à jour de vos documents avant un audit de surveillance, remise en ordre de votre classement).
Régulier : un suivi dans la durée, pour garder votre organisation à jour en continu et éviter les rattrapages de dernière minute.
Nous définissons ensemble la formule la plus adaptée à votre rythme et à votre activité.
Comment se déroule cet accompagnement
1. Faire le point Nous identifions ensemble ce qui doit être mis à jour, complété ou réorganisé dans votre situation actuelle.
2. Prioriser Je vous aide à identifier les échéances et obligations prioritaires (BPF, audit de surveillance, documents à renouveler).
3. Mettre à jour et organiser Je mets à jour vos documents et organise vos éléments de preuve de façon à ce qu'ils restent facilement mobilisables.
4. Suivre dans la durée Selon la formule choisie, je continue à vous accompagner de façon ponctuelle ou régulière pour maintenir votre organisation à jour.
Pour qui ?
Cet accompagnement s'adresse à vous si :
vous êtes déjà en activité et souhaitez déléguer tout ou partie de votre suivi administratif ;
vous êtes certifié Qualiopi et devez préparer un audit de surveillance ;
vous devez préparer votre BPF et manquez de temps ou de visibilité sur la démarche ;
vous sentez que vos documents et votre classement prennent du retard et souhaitez repartir sur une organisation à jour.
Questions fréquentes
Puis-je faire appel à vous ponctuellement, sans engagement dans la durée ? Oui. L'accompagnement peut être ponctuel, pour un besoin précis (BPF, préparation d'un audit, mise à jour de documents), sans engagement régulier.
Qu'est-ce que le BPF et pourquoi est-il important ? Le Bilan Pédagogique et Financier est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation. Je peux vous accompagner dans sa préparation pour éviter les erreurs ou oublis.
À quelle fréquence a lieu un audit de surveillance Qualiopi ? Un audit de surveillance intervient généralement à mi-parcours de votre cycle de certification. Je peux vous accompagner pour vérifier que votre organisation reste conforme entre deux audits.
Puis-je vous confier uniquement le classement de mes documents, sans autre suivi ? Oui, cet accompagnement peut être limité à un besoin précis, comme la réorganisation de votre classement et de vos éléments de preuve.
Quel est le tarif de cet accompagnement ? Chaque accompagnement est sur devis, ponctuel ou régulier selon vos besoins, établi après un premier échange.
Un exemple concret
Découvrez comment j'accompagne CATON Academy dans son suivi administratif au quotidien, en complément de la création, de Qualiopi et du référencement EDOF.
Vous souhaitez déléguer votre suivi administratif ?
Vous n'avez pas besoin d'avoir toutes les réponses avant de me contacter. Expliquez-moi simplement où en est votre organisation et ce que vous souhaitez déléguer.
Contact
Accompagnement des formateurs indépendants et organismes de formation
Création • Structuration • Accompagnement Qualiopi / EDOF • Suivi administratif
Charlotte Gabory
18 Impasse Mounia 97122 Baie-Mauhault
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